Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026

2. Terminbuchung (kostenlose Beratung)

Bei der Online-Buchung verarbeiten wir: Name, E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer, optional Ihren Kommentar, gewählter Termin, Sprache sowie — falls Sie über eine Werbeanzeige kamen — die Kampagnen-Parameter der Anzeige (UTM).

• Zweck: Organisation, Bestätigung und Durchführung Ihres Beratungstermins; Kontaktaufnahme bei Rückfragen.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Checkbox im Formular).
• Speicherdauer: bis zur Erledigung des Termins und darüber hinaus, solange es für die Kundenbetreuung erforderlich ist; auf Wunsch löschen wir Ihre Daten früher.
• Interne Weiterleitung: Die Buchungsdaten werden unserem Team über den Messenger-Dienst Telegram (Telegram FZ-LLC / Telegram Messenger Inc.) zugestellt; dabei können Daten außerhalb der EU verarbeitet werden.

3. Web-Chat

Für den Chat auf dieser Website verarbeiten wir Ihre Chat-Nachrichten und ggf. hochgeladene Bilder. Vor Beginn des Chats fragen wir Ihren Namen und eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ab, damit wir Ihnen auch dann antworten können, wenn Sie die Seite bereits verlassen haben; diese Angaben werden zusammen mit dem Chat-Verlauf gespeichert und unserem Team zugestellt. Eine zufällig erzeugte Sitzungs-ID wird im localStorage Ihres Browsers gespeichert, damit Ihr Verlauf nach einem Neuladen erhalten bleibt.

• Automatische Antworten: Zur Erkennung Ihres Anliegens wird der Nachrichtentext an den KI-Dienst OpenRouter (OpenRouter Inc., USA) übermittelt (nur Klassifizierung; die Antworttexte selbst sind vordefiniert). Dabei werden Daten in Drittländer (u. a. USA) übertragen.
• Mitarbeiter-Chat: Ihre Nachrichten werden unserem Team über Telegram zugestellt; Antworten des Teams erscheinen im Chat.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Beantwortung Ihrer Anfrage; effiziente Kundenkommunikation). Bitte teilen Sie im Chat keine Gesundheitsdaten oder andere besonders sensible Informationen.
• Speicherdauer: Chat-Verläufe werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind.

4. Einwilligungs-/Anamnesebogen im Studio

Vor einer Tätowierung füllen Sie (online oder im Studio) einen Einwilligungsbogen aus, der neben Kontaktdaten auch Angaben zu Allergien und Medikamenten (Gesundheitsdaten, Art. 9 DSGVO) sowie Ihre Unterschrift enthält.

• Zweck: sichere Durchführung der Tätowierung, Dokumentations- und Nachweispflichten.
• Rechtsgrundlage: Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Speicherdauer: gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

5. Hosting, Server-Logs und Sicherheit

Die Website wird auf Servern in Deutschland gehostet. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser-Kennung) kurzzeitig in Server-Logs verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Betrieb und Sicherheit der Website). Die Übertragung erfolgt TLS-verschlüsselt (https).

6. LocalStorage / Cookies, Einwilligung

Technisch notwendige Einträge (Ihre Sprachwahl, die Chat-Sitzungs-ID und Ihre Cookie-Auswahl selbst) speichern wir im localStorage Ihres Browsers; sie sind für den Betrieb der Website erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und können jederzeit über die Browser-Einstellungen gelöscht werden.

Darüber hinausgehende Dienste laden wir nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie über unseren Cookie-Banner erteilen und über den Link „Cookie-Einstellungen ändern" im Seitenfuß jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können:

• Analyse: Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) mit IP-Anonymisierung. Google verarbeitet dabei Nutzungsdaten und kann sie in die USA übertragen (Angemessenheitsbeschluss EU-US Data Privacy Framework). Ohne Einwilligung wird das Skript nicht geladen.
• Marketing / externe Medien: die interaktive Google-Maps-Karte auf der Kontaktseite. Sie wird erst nach Ihrem Klick bzw. Ihrer Einwilligung geladen; dabei werden Daten (u. a. Ihre IP-Adresse) an Google übertragen. Ohne Einwilligung sehen Sie ein statisches Kartenbild und einen Link zu Google Maps.

Details: Datenschutzerklärung von Google.

7. Schriftarten

Zur einheitlichen Darstellung nutzen wir die Schriftart „Manrope". Die Schriftdateien sind lokal auf unserem Server gespeichert (Self-Hosting); beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts) aufgebaut und keine IP-Adresse an Dritte übermittelt.

8. Kalender-Abonnements (ICS)

Für die interne Terminplanung betreiben wir einen eigenen Studio-Kalender. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können diesen Kalender über eine persönliche Abo-Adresse (ICS-Link) in ihrer eigenen Kalender-App abonnieren.

• Zweck: Organisation der Studioabläufe — Sitzungen, Beratungen und Schichten sollen auch auf dem Diensttelefon sichtbar sein.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Terminorganisation).
• Inhalt: übertragen werden Datum, Uhrzeit und Dauer sowie eine neutrale Bezeichnung („Busy“ bzw. die Terminart, etwa „Beratung“). Nicht übertragen werden: Beschreibungen und Notizen zum Termin, Namen, Kontaktdaten oder Gesundheitsangaben von Kundinnen und Kunden, Anhänge sowie die Teilnehmerliste. Ein Detailgrad „vollständig“ ist technisch nicht vorgesehen.
• Empfänger: die Datei wird von der Kalender-App abgerufen, die die abonnierende Person nutzt. Wird das Abo bei einem Cloud-Dienst eingerichtet (z. B. Google Calendar, Apple iCloud, Microsoft Outlook), ruft der Server dieses Anbieters die Datei regelmäßig ab; dabei können Daten außerhalb der EU verarbeitet werden.
• Zugriffsschutz: die Abo-Adresse enthält ein geheimes Zugriffsmerkmal, ist nicht erratbar, wird nicht von Suchmaschinen erfasst und kann jederzeit widerrufen oder neu ausgestellt werden. In unseren Server-Protokollen wird sie nicht im Klartext gespeichert.
• Speicherdauer: die Datei wird bei jedem Abruf neu erzeugt und nicht zusätzlich gespeichert; maßgeblich sind die Termine im Studio-Kalender.

9. Ihre Rechte

• Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO);
• erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — formlos an support@wooftattoo.com;
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, z. B. beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI), Wiesbaden.

10. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Privacy Policy

Last updated: July 2026

2. Appointment booking (free consultation)

When you book online we process: your name, e-mail address and/or phone number, an optional comment, the selected time slot, your language and — if you arrived via an advertisement — the ad campaign parameters (UTM).

• Purpose: organising, confirming and holding your consultation; contacting you with follow-up questions.
• Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (pre-contractual steps) and your consent, Art. 6(1)(a) GDPR (checkbox in the form).
• Retention: until the appointment is completed and thereafter as long as needed for customer care; we delete your data earlier upon request.
• Internal delivery: booking details are delivered to our team via the messenger service Telegram (Telegram FZ-LLC / Telegram Messenger Inc.); data may be processed outside the EU in this course.

3. Web chat

For the chat on this website we process your chat messages and any images you upload. Before the chat starts we ask for your name and a phone number or e-mail address so we can reply to you even after you have left the page; these details are stored together with the chat history and delivered to our team. A randomly generated session ID is stored in your browser's localStorage so your history survives a reload.

• Automatic replies: to detect the topic of your request, the message text is transmitted to the AI service OpenRouter (OpenRouter Inc., USA) for classification only; the reply texts themselves are predefined. This involves transfers to third countries (incl. the USA).
• Staff chat: your messages are delivered to our team via Telegram; staff replies appear in the chat.
• Legal basis: Art. 6(1)(b) and (f) GDPR (answering your request; efficient customer communication). Please do not share health data or other highly sensitive information in the chat.
• Retention: chat histories are deleted once no longer needed for handling your request.

4. Consent/anamnesis form at the studio

Before a tattoo you fill in a consent form (online or at the studio) containing contact details, information on allergies and medication (health data, Art. 9 GDPR) and your signature.

• Purpose: safe performance of the tattoo, documentation and proof obligations.
• Legal basis: your explicit consent (Art. 9(2)(a) GDPR), performance of a contract (Art. 6(1)(b) GDPR) and legal obligations (Art. 6(1)(c) GDPR).
• Retention: according to statutory retention periods.

5. Hosting, server logs and security

This website is hosted on servers in Germany. When you visit, technically necessary data (IP address, time, requested page, browser identifier) are processed briefly in server logs (Art. 6(1)(f) GDPR — operation and security of the website). All traffic is TLS-encrypted (https).

6. LocalStorage / cookies, consent

We store technically necessary entries (your language choice, the chat session ID and your cookie selection itself) in your browser's localStorage; they are required to run the website (Art. 6(1)(f) GDPR) and can be deleted at any time via your browser settings.

Anything beyond that loads only with your consent (Art. 6(1)(a) GDPR), which you give via our cookie banner and can withdraw at any time with effect for the future via the "Cookie settings" link in the footer:

• Analytics: Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland) with IP anonymisation. Google processes usage data and may transfer it to the USA (EU-US Data Privacy Framework adequacy decision). Without consent the script is not loaded.
• Marketing / external media: the interactive Google Maps map on the contact page. It loads only after your click or consent; data (including your IP address) is then transmitted to Google. Without consent you see a static map image and a link to Google Maps.

Details: Google's privacy policy.

7. Fonts

For a consistent appearance we use the "Manrope" typeface. The font files are hosted locally on our own server (self-hosting); when the page loads, no connection to third-party servers (e.g. Google Fonts) is established and no IP address is transmitted to third parties.

8. Calendar subscriptions (ICS)

We run our own studio calendar for internal scheduling. Our staff can subscribe to it from their own calendar app using a personal subscription address (an ICS link).

• Purpose: running the studio — sessions, consultations and shifts should also be visible on a work phone.
• Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in workable appointment scheduling).
• Content: what is transmitted is the date, time and duration plus a neutral label ("Busy", or the type of appointment such as "Consultation"). What is not transmitted: appointment descriptions and notes, client names, contact details or health information, attachments, and the list of participants. A "full detail" level does not exist in our software.
• Recipients: the file is fetched by whichever calendar app the subscriber uses. If the subscription is set up with a cloud service (e.g. Google Calendar, Apple iCloud, Microsoft Outlook), that provider's server fetches the file regularly; data may be processed outside the EU in this course.
• Access protection: the subscription address contains a secret token, cannot be guessed, is not indexed by search engines, and can be revoked or reissued at any time. It is not stored in clear text in our server logs.
• Retention: the file is generated afresh on every request and not stored separately; the appointments in the studio calendar are what counts.

9. Your rights

• Access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction (Art. 18), data portability (Art. 20) and objection (Art. 21 GDPR);
• you may withdraw any consent at any time with effect for the future — informally via support@wooftattoo.com;
• you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, e.g. the Hessian Commissioner for Data Protection and Freedom of Information (HBDI), Wiesbaden.

10. Changes

We update this privacy policy when our data processing or the legal situation changes. The version published here applies.